Vous êtes le rédacteur du procès-verbal de la prochaine réunion du Service, de la direction ou du CST. Vous pensez pouvoir enregistrer la réunion, et tout est gagné pour vous. Tout ce que vous avez à faire est de chercher un logiciel qui transcrira automatiquement l’audio et l’astuce sera joué. Il n’y a aucune raison pour que ce type d’application n’existe pas, car Alexa, Google Home ou Siri reconnaît déjà ce que vous dites.
C’est un excellent raisonnement ! Malheureusement, ce n’est pas aussi simple que ça en a l’air.
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Nous allons donc vous présenter les 5 solutions les plus recommandées sur Google et voir si elles peuvent s’appliquer à votre problème : rédiger votre prochain rapport professionnel.
Plan de l'article
Dictée de vos smartphones
Tous les smartphones haut de gamme actuels sont équipés d’outils de dictée, ce qui nous permet d’utiliser la voix plutôt que nos doigts pour écrire des messages.
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Cela permet de gagner du temps dans certaines situations, mais ce processus s’applique-t-il aux rapports ?
Si l’objet de votre transcription est une déclaration ou un discours qui a été livré à vous en papier, dicter votre texte à votre ordinateur vous fera gagner un peu de temps, et encore… Cela nécessite que le logiciel de dictée connaisse bien votre voix et que vous n’oubliez pas de lire la ponctuation. En outre, une dictée automatique est toujours accompagnée d’une relecture minutieuse. En effet, tous les logiciels de dictée ne sont pas synonqués de grammaire, de ponctuation et de réglage — en particulier le genre.
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Entrée vocale Google Docs
Alternative à la dictée, l’entrée vocale disponible de Google Docs peut vous aider. Le principe est simple : vous ouvrez un fichier Google Docs et activez le microphone présent dans les outils. Il ne vous reste plus que de monter le son de vos haut-parleurs et de commencer votre enregistrement, Google Docs fait le reste… enfin en partie.
En effet, l’interface fonctionne bien, mais n’est pas assez complète pour capturer 100% de ce qui est dit. Et bien sûr, le texte une fois transcrit n’est pas formaté et Google Docs n’identifie pas les haut-parleurs.
Encore une fois, cet outil est destiné à la transcription des discours plutôt que des réunions.
Options de sous-titrage codé YouTube
En transformant votre fichier audio en fichier vidéo sur YouTube, vous pouvez activer l’option de transcription du site. Ce dernier vous livre alors un qui servira de base à un travail d’écriture. En effet, comme les précédentes solutions, les textes ne sont pas mis en page, les orateurs ne sont pas identifiés… les procès-verbaux sont loin d’être rédigés. Si vous n’avez pas assisté à la session et que vous n’avez pas pris note, cela peut néanmoins vous faire gagner « un peu » de temps.
Attention, cependant, l’intégralité de votre dossier, et sa transcription, sont transférés aux serveurs de Google. Assurez-vous donc que les conditions d’utilisation du géant américain sont conformes à la politique de conservation des données de votre entreprise.
Logiciel de support de transcription : Express Scribe, Dragon…
Tout est dans le titre : ces logiciels ne transcrivent pas, ils aident la transcription grâce à un système de reconnaissance vocale. Vous prononcerez les phrases que vous voulez écrire, en spécifiant la ponctuation, et l’outil l’écrira dans votre traitement de texte. Ils travaillent sur la base de l’apprentissage profond, c’est-à-dire qu’ils ont besoin d’une période d’apprentissage pour comprendre pleinement ce que vous dites. Par conséquent, ils ne sera pas en mesure de transcrire 100% les commentaires de plusieurs personnes, par exemple si vous placez votre microphone à côté de vos haut-parleurs qui diffusent votre enregistrement. Ils distingueront encore moins chaque interlocuteur.
Des solutions en ligne telles que Happy Scribe…
Différentes plateformes en ligne offrent la transcription de vos fichiers audio dans des fichiers Word. Ces entreprises utilisent deux processus : la « petite main » qui transcrit pour vous ce que vous avez enregistré, ou la transcription automatique, dont l’efficacité reste à démontrer. Dans tous les cas, à la réception de votre dossier, vos procès-verbaux ne sont toujours pas publiés, corrigés ou corrigés. Vous disposez d’un texte brut qui ne tient pas compte du niveau de résumé que vous souhaitez adopter pour votre document. Si l’utilisation peut encore être justifiée pour les discours, il discute du procès-verbal et du procès-verbal de la réunion.
Pas de miracle donc du côté de la technologie
Comme vous le comprendrez, malgré les progrès technologiques que nous avons réalisés en ces dernières années, ces solutions n’apportent aucun miracle. Ils peuvent se présenter comme de vrais aides, mais ils ne vous permettront pas d’écrire un rapport de bonne qualité en un temps record.
Les différents outils présentés ci-dessus transcrivent, mais n’écrivent pas. Une fois la transcription terminée, et même si elle est d’excellente qualité, vous devrez mettre votre document en page, le synthétiser et le relire. Enfin, aurez-vous gagné du temps ?
Si vous avez l’habitude de préparer votre document avant la séance et de prendre soin de votre prise de notes, il est presque certain que non. Et si vraiment transcrire vos audios reste un vrai problème pour vous, alors faites appel à un professionnel. Eh bien, Codexa est un expert dans la transcription des réunions professionnelles depuis 2007.
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