Envoyer un e-mail à plusieurs personnes à la fois et de manière récidivée peut devenir pénible si vous ne gérez pas bien vos contacts Gmail. Les quelques astuces qui seront présentées ici seront certainement déterminantes si vous ne les connaissiez pas.
Plan de l'article
Utiliser les étiquettes des groupes et de contacts
Cette astuce est simple et à la fois cruciale. En effet, les étiquettes ont été faites pour jouer un rôle prépondérant dans la gestion des contacts.
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Vous trouverez ces étiquettes sur le côté gauche de votre page « contacts » dans Gmail. Avec ces dernières, vous pouvez alors regrouper plusieurs contacts ensemble. Vous gagnerez aussi du temps en les utilisant tel un raccourci pour transmettre un e-mail à un ensemble d’adresses.
Alors, pour ajouter une étiquette, il vous suffit de faire un clic sur le bouton : « créer une étiquette ». Ensuite, vous devez nommer l’étiquette, puis l’enregistrer. Dès que c’est fait, vous la verrez s’afficher dans une liste à gauche.
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Une étiquette peut être alors attribuée à chaque contact. Pour y parvenir, faites un clic sur « modifier contact ». Vous pouvez joindre autant d’étiquettes que vous souhaitez à un contact.
De même, un contact pourrait être classé dans différents groupes à la fois. Faites un clic sur l’icône des étiquettes, puis choisissez une nouvelle dans la liste et appliquer.
Après cette étape, vous pouvez sauvegarder. Après ce processus, vous pouvez vous en servir pour envoyer un e-mail depuis une adresse Gmail. Vous n’aurez qu’à commencer la saisie du nom de l’étiquette au niveau du champ « A ». Gmail vous proposera de le remplir de façon automatique.
Partager des contacts avec ses interlocuteurs
Pour partager des contacts depuis un compte Gmail, vous pouvez utiliser l’extension nommée : contacts partagés. Grâce à cette méthode, vous pouvez également envoyer des contacts particuliers aux membres de votre équipe ou autres interlocuteurs. Le procédé est le suivant :
- arrivé au niveau des contacts, sur la droite vous verrez l’option « partager » sur laquelle vous cliquerez ;
- par la suite, créez une étiquette au contact ou ajoutez-lui une étiquette qui existait déjà ;
- enfin, saisissez les adresses électroniques ou les noms des destinataires du contact puis faites un clic sur « partager ».
Il est également possible d’ajouter des notes à un ou plusieurs contacts, de créer une étiquette et de l’adjoindre directement à celle partagée grâce à l’extension Contacts partagés ou Shared Contacts.
Faire la fusion de contacts doubles
Dans le cas où certains de vos contacts se répètent plusieurs fois, il existe une solution avec Google Contacts. Cet outil vous fera des propositions de compte en double selon leurs noms ou adresses e-mail. Dans ce cas, faites un clic sur « fusionner et réparer ». Vous obtiendrez une liste si Google contacts a des suggestions pour vous.
Il peut arriver qu’il n’arrive pas à vous faire des suggestions de contacts que vous souhaitez fusionner. Alors, il est fort probable que ces deux contacts aient des numéros de travail différents bien qu’il s’agisse d’une même personne.
Pour faire cette fusion, vous devez alors cliquer dans les cases à cocher devant leurs noms. Ensuite, appuyez sur le bouton « fusionner » se trouvant vers le haut. Suite à cette action, bien qu’il y ait un seul nom et une adresse électronique, vous y trouverez toutes les autres informations.
Dans le cas où il y a plusieurs adresses mails, elles sont conservées malgré la fusion. Pour l’envoi des e-mails, vous aurez toujours le choix entre les différentes adresses de ce seul contact.
Personnaliser l’affichage de vos colonnes
Pour l’affichage de la colonne de vos contacts, vous pouvez les trier selon les noms ou les prénoms. Pour y arriver, vous devez presser le bouton « paramètres » situé dans l’angle droit supérieur. Cliquez ensuite sur le bouton « plus de paramètres ». Choisissez ensuite une commande, puis appuyez sur « sauvegarder ».
Une autre méthode est de changer l’ordre des colonnes qui s’affichent sur votre écran principal. Commencez en cliquant sur l’icône des trois points, puis choisissez « modifier l’ordre de vos colonnes ». Une boîte de dialogue s’ouvrira avec « nom » en tête. Toutefois, vous pouvez réorganiser les colonnes selon votre préférence.
Ces quelques astuces vous aideront certainement à faire une gestion pratique de vos contacts sur Gmail. Alors, la balle est désormais dans votre camp !